Wie du mehr Zeit für dein aktuelles Projekt findest

Wenn du dir manchmal denkst,

  • ich habe einfach zu viel zu tun  
  • oder du fühlst dich irgendwie verzettelt. Du fängst das eine an und dann gleich das nächste.
  • oder hast auch das Gefühl ständig im Gedanken-Karussel zu sein: Während du das eine machst, ständig schon an das andere zu denken.
  • oder auch das Gefühl, dass du im Grunde nicht so voran kommst, wie du willst, weil dich dein Alltagsgeschäft zu sehr aufhält. 

Dann lies weiter! 

Meine Urgroßvater kommt ursprünglich aus Omsk bzw. hat dort lange gelebt. Omsk ist eine sibirischen Stadt, mittlerweile die 7. größte Russlands ca. 4500 km entfernt von Berlin.

Von dort kommt das russische Sprichwort in meine Familie, darum erzähle ich dir das eigentlich. Und zwar:

Wenn du zwei Hasen hinterher jagst, wirst du keinen fangen.

"Wenn du zwei Hasen hinterher jagst, wirst du keinen fangen" russ. Sprichwort

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Vielleicht kannst du das schon? Ich finde das Bild wunderbar: Wenn man sich zerteilt und versucht, alles gleichzeitig zu machen, dann wirst einem nichts davon gelingen.

Für mich hat das Thema: Wie finde ich mehr Zeit für mein aktuelles Projekt viel mit den zwei Hasen zu tun. Denn es geht dabei auch um die Frage: wie fühle ich mich so weniger zerteilt, wie finde ich da den Fokus auf eine Sache?

In meiner Arbeit als Coach und Beraterin geht es ja ganz viel darum den Fokus zu finden um dann auch entspannter und geradliniger zu arbeiten.

Ja, ich selber bin von dieser Problematik auch nicht befreit. Mir geht es auch immer wieder mal so, dass ich denke, im Unternehmensaufbau sind so viele Dinge zu machen:

  • Schreibe ich jetzt meine Blogartikel?
  • Oder versuche ich mal eine ganz bestimmt Zielgruppe zu akquirieren?
  • Muss ich nicht eigentlich meine Webseite umbauen?
  • Es gibt immer so viel zu tun!

Da hab ich mir irgendwann mal gesagt "Mensch, dass kann doch nicht sein. Ich habe über 15 Jahre lang Erfahrung im Projektmanagement. Meine Projekte  hatten ca. 3-4 Millionen Euro Budget. Wie macht man das eigentlich da?"

Kann ich nicht mein Projektmanagement Know-How nutzen für die Selbstständigkeit? 

Kann ich nicht genau das, was man im Projektmanagement anwendet, auf meine Situation bzw. die Situation meiner Kunden übertragen?
Ich habe mehrere Kunden, die genau mit dem Problem zu mir kommen, dass sie in ihrem Alltagsgeschäft zu viel Alltagskram tun und die wichtigen Dinge, die sie eigentlich voran bringen, fallen immer als erstes hinten runter.


Darum habe ich mir überlegt, wie macht man das eigentlich in großen Firmen?

Da gibt es neben dem Tagesgeschäft, was überall läuft, gibt es dort auch etliche Ideen: Innovationsprojekte, Umbauprojekte in der Firma und die Ressourcen sind überall knapp. Das ist ja nicht nur bei dir so, dass die Zeit knapp ist, sondern auch in Firmen. Daher müssen sie gut überlegen, wohin sie investieren und wo sie Arbeitskräfte reinstecken und ihre finanziellen Ressourcen. Und was sie dann machen sind "Projektskizzen". Diese Projektskizzen werden der Geschäftsführung vorgetragen und die Geschäftsführung kann dann entscheiden, wo  der Schwerpunkt liegen soll.

Und in deinem Business - in deiner Selbstständigkeit bist du die Geschäftsführung!

Und du musst dir auch selbst die Projekte als Skizze vortragen. Du kannst dir für deine verschiedenen Projekte diese 3 Fragen vornehmen:

  1. Warum soll es denn realisiert werden?
    Warum will ich das überhaupt? D.h. kurz definieren, was der Sinn dahinter wäre.
  2. Welchen Wert hat das Projekt für dich? Hier wird es emotionaler, kann aber auch konkret auf Kosten und Gewinne eingehen. Das Projekt eine Virtuelle Assistentin einzuarbeiten hat natürlich einen zeitlichen Einsatz und es kostet auch etwas, aber wie viel kriegst du raus? Also welchen Wert hat es?
  3. In wie fern zahlt das Projekt auf mein langfristiges, z.B. 5-Jahres-Ziel ein? Wenn du da einen Fahrplan oder auch nur eine Idee hast, wo du da sein willst möchtest. Frage dich doch ruhig, in wie weit jetzt dieses eine oder auch das andere Projekt auf das langfristige Ziel einzahlt? 

Zusatz-Tipp: Erfolgreiche Menschen machen es sehr gut, dass ihre langfristigen Ziele, zb. 5 Jahre oder ähnliches sehr gut in Harmonie sind mit ihren Projekten und auch mit ihren täglichen Aktivitäten. Das zahlt alles auf das gleiche Ziel ein und dadurch kriegen sie so eine enorme Schubkraft.

Für die Projektskizze reicht es, diese 3 Fragen auf einem Blatt Papier oder in einem digitalen Dokument schriftlich zu beantworten.

Machst du so etwas am Anfang der Projekte oder landen doch allzu schnell die Aufgaben auf deiner Todo-Liste einfach so, ohne viel zu reflektieren, ob du es auch wirklich machen willst, dieses Projekt?

Was dann in Firmen passiert, ist dass dann nach diesen Projektskizzen, die noch für konkurrierende Projekte existieren, durch Abwägen, wo jetzt Ressourcen reingesteckt werden sollen, eine Auswahl stattfindet. Nur die Projekte, die auch wirklich gemacht werden sollen, kriegen einen Projektauftrag. Da steht dann wirklich drin:

  • Wer macht das Projekt?
  • Wie viel Budget ist dafür da?
  • Was sind die Ziele? 

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Was heißt das jetzt für dich konkret? 

Die erste Projekte-Liste

Es sollte dabei rauskommen: eine relativ kleine Liste von einer ganz beschränkten Anzahl von Projekten. Was meinst du wie viele das für dich sind? Zu diesen Projekten hast du auf Basis einer kleinen Projektskizze mit den 3 Fragen gesagt, diese wähle ich aus und die kriegen jetzt auch einen Auftrag von mir. Sprich, die kommen auf diese Liste. Also eine Liste von aktuellen Projekten. Für mich selbst sind das wirklich nur 3 Projekte. Für die Steuerberatungskanzlei die ich berate, sind es 5 Projekte.

Wie viele sind es denn für dich?
Wie viele wäre da für dich sinnvoll?

Wenn du dir jetzt mal überlegst, du hast nur diese 3 Projekte von all deinen Themen, die du eigentlich so machen musst, nur die 3 Projekte auf einer Liste und weißt, diese setzte ich jetzt um noch bis Ende des Jahres, was für ein Gefühl wäre das für dich?

Für mich hat das auf jeden Fall in dem Moment, wo ich das gemacht hab, eine extreme Klarheit gebracht und Entspannung reingebracht und ich kann mich jetzt wirklich klar darauf fokussieren.
Hast du so schon so eine ganz klare Entscheidung für die 3 Projekte, die es für dich sind?

Was können alles Projekte sein? 


Das können teilweise auch kleine Dinge sein. Für mich sind es z.B. nicht nur berufliche Themen. Es müssen nicht alles Themen sein, die dein berufliches Umfeld betreffen.
Denn vielleicht definierst du dich auch so wie ich nicht nur über deinen beruflichen Erfolg und was du darin genau erreichen willst, sondern es geht ja um die Fülle im Leben. Um ein erfülltes Leben in allen Bereichen und da gehört bei mir jedenfalls genauso dazu: mein familiärer Bereich, dh was ich für meine Familie tue und auch der Bereich für mich privat zum Bespiel Thema Gesundheit oder persönliche Weiterentwicklung. Ein Thema für mich privat war zum Beispiel einen Gesundheitsgeschichte:Ich wollte unbedingt mit Cantienica anfangen und habe mir daraus einfach auch ein "Projekt" gemacht und habe es wirklich mit auf meine Liste gesetzt. Das war dann relativ schnell abzuschließen, denn ich musste nur verschiedene Kurse ausprobieren und mich dann für einen entscheiden und anmelden.
Aber in dem Moment, wo ich es wirklich auf diese sehr begrenzte Liste von 3 Projekten getan hab, ist es sofort in den nächsten 2 bis 3 Wochen umgesetzt worden. Wofür ich vorher lange gebraucht habe.

Umsetzung: Jetzt bist du an der Reihe

Ich bitte dich, für dich mal zu überlegen, welche Bereiche in deinem Leben bzw. welche Rollen dir wichtig sind. Zum Bespiel: beruflich, familiär und nur für dich privat und gesundheitlich. Und dir dafür jeweils ein Top Projekt zu überlegen, was dir da aktuell wichtig ist.

Jetzt wirst du vielleicht fragen, was ist mit all den anderen Themen? Natürlich hast du noch ganz viele andere Projekte, klar.

Die zweite Projekte-Liste 

Daher habe ich für die Zeit nach meinen 3 Projekten eine "Inkubationsliste". Dort inkubieren, also reifen die Projekte. Somit kann mein Unterbewusstsein  schon ein wenig drüber nachdenken und ich weiß, ich habe einen Ort, wo ich diese Projekte nicht vergessen werde. Dort kannst du alle anderen Themen aufschreiben und dort auch immer wieder Dinge ergänzen, wenn dir wieder etwas einfällt.

Du kannst die Inkubationsliste auch gern nach den 3 Lebensbereichen sortieren. Wenn dann wieder Platz auf deiner Liste der aktuellen Projekte ist, weißt du schon welche du in dem Bereich drauf nehmen kannst.

Dann habe ich noch einen Referenzmappe dazu. Die ist für meine ganzen Unterlagen, Ideen und Dokumente. Hier kann ich sie zu den einzelnen Projekten sammeln und weiß, dass sie nicht wegkommen. Darum soll es heute nicht im Detail gehen, sondern jetzt nochmal um die 3. mögliche Liste.

Die dritte Projekte-Liste

Denn wir haben jetzt einmal die Liste für aktuelle Projekte. Dann haben wir die Inkubationsliste für mögliche zukünftige Sachen und dann würde ich noch einen Liste gegebenenfalls in der Mitte machen und zwar für anstehende Projekte. Wo du schon weißt, die sollen nicht nur irgendwo auf der Inkubationsliste stehen, sondern die sind mir sehr wichtig und sollen als nächstes dran kommen, wenn also wieder Platz ist, auf der Liste der aktuellen Projekte.

Analoge oder digitale Listen? 

Ob du die Listen analog oder digital machst, ist dir überlassen. Dafür gibt es keine Regel. Ich mache mir die Liste der aktuellen Projekte digital, weil ich mein digitales Tool Asana jeden Tag öffne. Da möchte ich ganz konkret sehen, was meine aktuellen Projekte sind. Und die Inkubationsliste habe ich analog. Die will ich gar nicht in meinem Bereich haben, wo ich täglich drauf gucke, sondern die ist etwas weiter weg, damit sie mich nicht ablenken. Aber das spielt im Grunde keine große Rolle.

Wie würdest du es machen?

Sind die Listen bei dir analog oder digital? Schreib das doch mal in den Kommentar!


Jetzt geht es ja noch um das Thema

Wie findet man nun wirklich mehr Zeit? 

Vielleicht eine ernüchternde Ansicht dazu:

Mehr Zeit insgesamt gibt es einfach nicht. So ist es ja nunmal. 

Du kannst dich ja nur fragen, wie kann ich die Zeit anders aufteilen? Und für mich ist eigentlich schon der riesen Effekt dieser 3 Listen und vor allen Dingen durch diese klare Entscheidung und durch den Auftrag an mich, diese 3 Projekte umzusetzen: Klarheit & Entschlossenheit, die es sehr wahrscheinlich macht, dass ich in freien Minuten genau an dem Projekt weiter mache und nicht noch an 10 anderen, sondern jede freie Minute wirklich in das Projekt stecke.

Nun habe ich noch ein paar kleine Tipps für dich....

...wann doch etwas Zeit entstehen könnte

  1. Du könntest z.B. jeden Morgen die erste Stunde bevor du deine E-Mails aufmachst und bevor du facebook aufmachst, einen Schritt weiter an deinem Projekt arbeiten. Dann hast du immer noch am Tag genug Zeit und fühlst dich schon mal super, dass du mit deinem wichtigen Projekt ein Stück voran gekommen bist.
  2. Warte nicht darauf, dass du irgendwann einen ganzen Tag Zeit hast. Der kommst meist nicht. Sondern nutze auch die kleinen Momente, zB diese Stunde am Morgen um etwas dafür zu tun.
  3. Oder du reservierst dir doch regelmäßig pro Woche einen halben Tag, freitags meinetwegen, wo du an diesem Projekt ganz konkret arbeitest. Du weißt dann, dass du es zu diesem Zeitpunkt machst und kannst den Rest der Woche ruhig dir die Themen aufschreiben, die du dann machen willst.
  4. Ich finde auch für das Delegieren an meine Assistentin ist es auch schon besser, wenn ich mir klarmache, dass das meine 3 Fokusprojekte sind. Dann kann ich auch leichter dafür die Aufgaben aufschreiben und ihr geben.

Das soll es heute als Input gewesen sein, für dich als Todo für heute, wenn du so eine Liste noch nicht hast:

  • Überlege dir zunächst erstmal, was die Bereich in deinem Leben außer dem beruflichen sind, die dir momentan besonders wichtig sind.
  • Und überlege dir dann da jeweils welches Projekt du auf deine Liste nehmen willst.
  • Alle anderen kommen dann auch eine Inkubationsliste.

Viel Erfolg dabei!

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