7 Tipps für Ordnung auf dem Rechner - digital Ausmisten

7 Tipps für Ordnung auf dem Rechner

Digitale Ordnung auf Rechner und in Dateien

Digitaler Frühjahrsputz: 7 Tipps für Ordnung auf dem Rechner

Letzte Woche habe ich mich mit dem Frühjahrsputz für deinen Schreibtisch beschäftigt – heute ist der Frühjahrsputz und die Ordnung auf dem Rechner, d.h. PC oder Mac dran.

1. Datenmüll entfernen

Durch die enormen Festplatten-Größen ist Platzmangel seltener der Grund für einen gründlichen digitalen Frühjahrsputz. Im Vordergrund steht die gewonnene Übersicht durch das Löschen ungenutzter Inhalte. Ohne überflüssiger Dateien siehst du das Wesentliche in deinen Ordnern und kannst effektiver und entspannter Arbeiten. Dies gilt natürlich auch für alle nicht mehr genutzten Dienste und Apps.

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2. Festplatte aufräumen

Falls du noch keine systematische Struktur zum Ablegen der Dateien hast und die Objekte auf deinem Desktop fröhlich vor sich hin wuchern, solltest du dir Ordner nach Relevanz anlegen: Trenne z.B. folgendermaßen:

  1. Aktuelles: für laufende Dokumente und Unterlagen wie Projekte, Kunden, Aufträge, Schriftverkehr usw.
  2. Zugriff: Hier sind selten benötige Dokumente wie abgeschlossene Projekte und Hintergrundinformationen
  3. Archiv: Dies sind endgütig abgeschlossene Unterlagen, die allerdings noch aufbewahrt werden müssen, zum Beispiel beendete Projekte, Rechnungen, Steuerunterlagen, oder Verträge.
  4. Infothek: Lege hier Informationen und Vorgaben in einer entspreche Feinunterteilung ab.
  5. Vorlagen: Hier sind Vorlagen und Checklisten einsortiert.

Damit es auch zukünftig so bleibt, gewöhne dir die “one-touch-policy” an. Wenn du ein neues Dokument erzeugst oder erhältst, lege es direkt dort ab, wo es hingehört. So musst du es nicht nochmal anfassen und findest es leichter wieder.

Alternativ kannst du auch mit der Suchfunktion arbeiten, dann können alle Dokumente in einem Ordner verbleiben.

Nun bist du der gewünschten Ordnung auf dem Rechner schon ein großes Stück näher. Aber bitte noch nicht aufgeben!

3. Daten durch Backups sichern

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber ich erlebe es leider noch viel zu oft, dass die Daten nicht regelmäßig und vor allem möglichst automatisiert gesichert werden. Das kannst du am Mac super komfortabel über den Backup Dienst Mac Time Machine und eine angeschlossene Festplatte oder einen separaten Server machen. Überleg dir mal, was es für dein Business bedeuten würde, wenn alle deine Daten auf einen Schlag verloren wären und welcher geringe Aufwand dem gegenüber steht, wenn du eine automatisierte Lösung für dich gefunden hast.

4. Ungenutzte Konten und Profile löschen

Wir melden uns alle fast täglich auf irgendwelchen Webseiten an und erzeugen dadurch jeweils ein Profil, was dauerhaft existiert – von uns aber bald vergessen wird. Je nach deiner Weltanschauung könnte da auch noch ein Sicherheitsaspekt eine Rolle spielen, aber mal abgesehen davon: Hast du noch den Überblick oder möchtest du die Gelegenheit nutzen, einige dieser ungenutzten Konten mal zu löschen. Teilwiese ist dies gar nicht so leicht – hier hilft www.justdelete.me Diese Seite zeigt dir jede Menge Dienste im Netz an, zudem wird ein direkter Link zur jeweiligen Accountlöschung hinterlegt.

5. Social Media strukturieren

Statt bei Twitter ungefiltert den Feed durchströmen zu lassen, kannst du dir Listen nach Themen anlegen und somit die gewünschten Informationen leichter konsumieren und verarbeiten.

Auch in Facebook kannst du dir Interessen-Listen anlegen, wie meine Kollegin Claudia Kauscheder es in einem Video sehr schön erläutert.

So bist du nicht den Algorithmen von Facebook ausgeliefert, die bestimmte Dinge in deine timeline filtert, sondern kannst gezielt Seiten verfolgen, die dich besonders interessieren.

Das selbstbestimmte Agieren ist generell mein Credo im gesamten Prozess der Selbstorganisation.

6. Bookmarks konsolidieren

Wo befinden sich deine Bookmarks auf interessante Seiten oder Artikel, die du im Netz gefunden hast? Kürzlich hatte ich eine kleine Umfrage gemacht und diese Infographik zum Ergebnis erstellt.

Bookmarking Struktur

Was du auch immer auswählst, versuche die Orte zu reduzieren. Ich lege z.B. Dinge, die ich später lesen möchte (z.B. Abends auf dem iPad) in Pocket ab und alles was ich längerfristig gebrauchen kann, weil ich die Information später verarbeiten möchte oder immer wieder brauche, kommt bei mir in Evernote. So läuft das Evernote Archiv aber nicht mit Artikeln über, der nach dem Lesen nicht mehr benötigt werden.

7. E-Mail Posteingang entschlacken

Ein überquellender Posteingang stresst und verhindert effektives Arbeiten. Die Mails an sich sollten nicht als Erinnerungsstütze genutzt werden – dazu ist eine Todo Liste einfach viel besser geeignet.

Es wirkt ware Wunder, wenn du es schaffst, jede Mail nur einmal anzufassen und nach dem  LAHA Prinzip (Lesen, Antworten, Handeln, Archivieren) zu bearbeiten. Zum Thema “nie wieder E-Mail-Wahnsinn” beschreibe ich in einem kleinen E-Book einen nachhaltig produktiven Umgang mit der Mail-Inbox.

Das waren meine Anregungen für heute und ich hoffe, du hast jetzt Feuer gefangen für mehr Ordnung auf dem Rechner. Wenn du den Frühjahrsputz in deinem E-Mail Postfach starten möchtest, lade dir das gratis E-Book herunter.







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About the Author

Katharina Vollus, ist die Gründerin von Ordnungsmentor.de. Aufgrund ihrer langjährigen Projektmanagement Erfahrung weiß sie, wie wichtig Strukturen für das Erreichen von Erfolgen sind. Sie berät Unternehmer, wie sie ihre Projekte im Alltagsstress so ordnen, dass auch strategische und langfristige Ziele erreicht werden.

  • Nadja sagt:

    Stimmt, “one-touch-policy” ist sehr sinnvoll. Das habe ich mir mittlerweile auch angewöhnt. Früher speicherte ich immer alles erstmal am Desktop ab. Es nachher wiederzufinden war natürlich mühsam und Zeitverschwendung. Mittlerweile speichere ich mein Dokument sogar gleich zweimal ab, das 2. Mal nämlich auf einem anderen Server zur Sicherheit.

    Und danke für die Idee mit dem LAHA Prinzip. Das werde ich auch probieren. Ich denke mit diesen Methoden arbeitet und lebt man entspannter.

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