Wie du ganz einfach deine Kontakte organisierst – Ordnungsmentor
Kontakte von Visitenkarten und Mails in Outlook organisiseren

Der Beste Ort für Visitenkarten? Die Outlook-Kontakte. Aber das Erfassen ist zeitaufwändig und mühsam. Wie es schneller und einfacher geht, erklärt dir Meike Kranz in diesem Gastartikel.

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Visitenkarten-Sammlungen sind selten aktuell

Wie heißt es so schön? Kontakte schaden nur dem, der keine hat. Im Job hast du mit vielen verschiedenen Menschen zu tun: Kunden, Lieferanten, Dienstleister. Einige hast du auf einer Messe oder einer anderen Veranstaltung getroffen, manche im Internet aufgespürt oder sie haben dich kontaktiert. Wenn man sich gegenüber sitzt, dann werden schnell Visitenkarten ausgetauscht.

Aber wohin mit den ganzen Visitenkarten?

Bei meinen Coaching-Teilnehmern finde ich oft einen ganzen Stapel in einer Schublade im Rollcontainer. Einige besitzen auch eine Visitenkarten-Mappe. Dort sind die Karten allerdings häufig unsortiert reingesteckt, da eine alphabetische Sortierung nur mit großem Aufwand möglich ist. Hinzu kommt, dass sich nur wenige Menschen die Mühe machen die Visitenkartensammlung regelmäßig zu aktualisieren. Aber wenn du gar nicht mehr weißt, zu welcher Person die Karte gehört, dann nützt dir das Stück Papier auch nichts.

Ein besserer Ort für die Visitenkarten ist dein Adressbuch in Outlook. Hier kannst du nach dem Namen oder der Firma suchen. Außerdem steht die E-Mail-Adresse bei der nächsten Mail, die du an diese Person schreibst, zur Verfügung.

Kontakte aus einer E-Mail übernehmen

Auch über den elektronischen Weg erhältst du Visitenkarten: Die Informationen sind in den Signaturen am Ende einer E-Mail enthalten.

Bei meinen Trainingsteilnehmern finde ich häufig im Posteingang ziemlich alte E-Mails. Es stellt sich dann heraus, dass diese Mails aufgehoben werden, um Zugriff auf die Kontakt-Informationen des Absenders zu haben. Machst du das auch so? Dann empfehle ich dir die Absender-Adresse in deine Outlook-Kontakte zu übernehmen. Danach kannst du beruhigt die alte Mail löschen, denn die Informationen sind nun dort, wo sie sinnvoll organisiert werden: Im Adressbuch.

Eine Anleitung für weniger Stress mit deinen E-Mails findest du hier.

 

Schritt 1: Öffne die Mail durch Doppelklick.

Schritt 2: Klicke mit der rechten Maustaste auf die Absender-Mail-Adresse.

Schritt 3: Klicke in dem sich dann öffnenden Kontextmenü auf Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.

Es öffnet sich dann das Kontakt-Fenster. Die E-Mail-Adresse ist bereits übernommen. Das ist gut, denn wenn du die Mail-Adresse manuell eingegeben hättest, hättest du dich vielleicht vertippt. Und das wäre sehr ärgerlich gewesen.

Alle weiteren Informationen (Firma, Telefon-Nummer, Adresse etc.) kannst du aus der Signatur in die jeweiligen Felder kopieren.

Danach einfach auf Speichern & Schließen klicken.

Das Adressbuch organisieren

Wenn du bereits viele Kontakte in deinem Outlook-Adressbuch gespeichert hast, empfehle ich dir, sie zu organisieren. So hast du einen besseren Überblick. Dafür kategorisierst du deine Kontakte. Du kannst einem Kontakt auch mehrere Kategorien vergeben.

Öffne dafür den Kontakt und klicke auf die Schaltfläche Kategorisieren.

Wähle dann die entsprechende Kategorie aus und klicke sie an.

 

Du solltest dir überlegen, welche Kategorien du benötigst. Einige Beispiele:

Lieferanten, Kunden, Dienstleister. Du könntest auch noch weiter differenzieren, z.B. Lieferant Warengruppe A, Lieferant Warengruppe B usw. Oder auch VIP-Kunde, A-Kunde, B-Kunde, C-Kunde.

 

 

Um die Bezeichnung der Kategorien zu ändern klicke auf Alle Kategorien. Danach markierst du eine Farbe und klickst auf die Schaltfläche Umbenennen. Zum Schluss bestätigst du deine Änderungen mit OK.

 

 

 

Nun wählst du am Besten die Ansicht Liste für deine Kontakte. Das spart im Vergleich zur Ansicht Visitenkarten Platz und du siehst die wichtigen Informationen sofort.

 

 

Damit deine Kontakte nach den Kategorien sortiert angezeigt werden, klicke einfach auf die Spaltenüberschrift KATEGORIEN.

Falls du einem Kontakt zwei Kategorien vergeben hast, wird dieser Kontakt bei beiden Überschriften angezeigt. Tatsächlich ist er aber nur einmal vorhanden. D.h. Änderungen musst du beim Kontakt nur einmal vornehmen.

 

Jetzt bist du dran:

Du siehst an diesem Beispiel, dass du Outlook sehr gut nutzen kannst, um dich besser selbst zu organisieren und alle Aufgaben in den Griff zu bekommen. Wenn du noch mehr zu Outlook lernen möchtest, dann empfehle ich dir mein Outlook-Handbuch, in dem ich dir alle Funktionen mit Praxisbeispielen Schritt-für-Schritt erkläre: Outlook-Handbuch (klick)

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About the Author

Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben. info@123effizientdabei.de oder www.123effizientdabei.de

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