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7 Tipps wie du weniger Zeit mit E-Mails verbringst

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Früher kam die Post nur einmal am Tag. Was für ein Luxus!
Heute prasseln E-Mails am laufenden Band in unsere E-Mail Inbox. Ich bekomme wohl ca. 40 Mails pro Tag und du? Für E-Mails lesen verbraucht man im Job durchschnittlich 28% seiner Zeit und wie viel mehr Zeit verbraucht man wohl zum Suchen der richtigen Informationen in einem unstrukturierten Postfach?
Wenn E-Mail für dich zum echten Zeitfresser geworden ist, befreie dich von dieser Geißel unserer Zeit mit dem richtigen E-Mail-Management.

Inbox-Zero: 7 Tipps wie du weniger Zeit mit E-Mails verbringst

Eine volle E-Mail Inbox wirkt stressig, weil unser Gehirn unterbewusst noch unerledigte Vorgänge dahinter vermutet. Da E-Mail voraussichtlich auch in drei Jahren noch das wichtigste Kommunikationsmittel sein wird, lohnt es sich, eine persönlich passende Strategie für den Umgang zu überlegen.

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Als Anregung möchte ich dir diese 7 Tipps geben und  mein “Inbox-Zero” E-Book verlinken, für alle die das interessiert.

1. Benutze Filter

Durch die Metapher der Mail als digitaler Brief gehen wir der falschen Annahme nach, dass jede Mail gelesen werden müsste. Dem ist aber nicht so. Mut zur Lücke!
Damit dich die wichtigen Mails ungehindert erreichen, ist es ratsam, alle anderen über Filter in Unterordner zu sortieren und somit aus dem Prime-Posteingang zu verbannen. Überflüssige Newsletter bestellst du am besten konsequent ab.

2. Sei präzise

Je präziser ein Anliegen formuliert ist, desto gezielter kann vom anderen dann auch darauf geantwortet bzw. direkt ohne Nachfrage gehandelt werden. Die häufig vorkommende Anregung nur drei bzw. fünf Sätze zu verwenden, halte ich allerdings für kontraproduktiv falls dabei Sachverhalte unklar bleiben und mehr Verwirrung entsteht – das würde ja wieder Rückfragen nach sich ziehen.

3. Wähle die Empfänger sorgsam

Um präzise zu sein und E-Mail-Inhalte schnell in eine Handlung zu überführen, empfiehlt es sich, die Ansprechpartner gezielt zu adressieren und nicht mehrere Empfänger zu wählen sondern wenn überhaupt in cc oder bcc. Wenn jedem klar ist, was von einem gewollt wird, kann auch besser reagiert werden. Produziere selbst weniger E-Mails – denn Kommunikation führt zu mehr Kommunikation.

[Tweet „Produziere selbst weniger E-Mails – denn Kommunikation führt zu mehr Kommunikation.“]

4. Lass deine E-Mail Inbox so oft es geht geschlossen

Denn jede Ablenkung durch den Blick in die Mails ist eine Unterbrechung deines Arbeitsflows und bis der Faden wieder vollständig aufgenommen ist, kann es dann schon mal bis zu 25 Minuten dauern. Definiere Zeitfenster in denen du dich um deine Mails kümmerst etwa jeden Tag um 10:00, 14:00 und 18:00 Uhr.

5. Nutze das Öffnen der E-Mail Inbox am Morgen als Deadline

Erledige erst einmal eine wichtige Tagesaufgabe, bevor du deine Mails öffnest. Dies ist ein super Produktivitäts-Booster, zu dem ich mehr in meinem Blogartikel über Fokus für mehr Produktivität schreibe.

6. Fasse keine Mail zweimal an

Dies ist ein Tipp aus meinem “Inbox-Zero” E-BookSobald du die Mail geöffnet hast, solltest du sie nicht einfach nur da liegen lassen, sondern löschen, weiterleiten, beantworten, erledigen oder terminieren. Widerstehe dem Impuls, sich die Sache noch einmal später vorzunehmen (auch wenn das am Anfang Disziplin erfordert)

7. Bleib locker 😉

Es geht ja nicht darum deine Mailbox zwanghaft immer wieder leer zu bekommen, was oft beim „Inbox-Zero“Prinzip missverstanden wird. Aber missbrauche deinen Posteingang auch nicht als To-do-Liste nach dem Motto “oh, da muss ich was tun, ich lass die Mail mal hier damit ich’s nicht vergesse”.  

 

 

 

About the Author

  • Danke! Da sind noch ein paar schöne Tipps für mich dabei.

    Insbesondere sollte ich langsam mal umsetzen, weniger häufig in mein Postfach zu schauen.

    Den Punkt „Fass keine E-Mail zweimal an“, beherzige ich zum Glück schon (zu 90% – ich „bleibe locker“). So kommen Inhalte aus Mails auch auf meine ToDo-Liste oder in einen anderen Ordner. Manchmal macht auch eine Wiedervorlage Sinn, sprich, dass mir die E-Mail nach einiger Zeit erneut zugesendet wird.

    • Ordnungsmentor sagt:

      Hey Marco, teilweise schaut man ja nur zur Ablenkung oder Zerstreuung in die Mailbox. Da kann man sich ruhig fragen, ob man nicht eigentlich eine Pause machen sollte.

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