Ich hatte ja bereits vor einiger Zeit in meinem Artikel die Vorgehensweise zu Inbox-Zero vorgestellt. Ziel ist es, sich konsequent und mit einem anderen Mindset um seine Mails zu kümmern und sie damit auch aus dem Mailpostfach raus zu haben. Wenn du wissen möchtest, wie das geht, lies ruhig erstmal den Inbox-Zero Artikel 7 Tipps wie du weniger Zeit mit E-Mail verbringst .
Ein wichtiger Schritt ist, die Mails die erst später bearbeitet werden sollen / können auch zu terminieren. Wie und mit welchem Tool du das genau machst, ist natürlich dir überlassen. Während ich das mit einem Aufgabentool wie Trello oder Todoist mache, bevorzugen andere den Kalender oder direkt ihr Mailprogramm.
Heute habe ich mir die Outlook-Expertin Meike Kranz als Gastautorin eingeladen. Hier erläutert Meike, wie das produktive Bearbeiten von Mails mit Outlook funktioniert.
Aus meiner Sicht macht es Sinn, die Terminierung in Outlook vorzunehmen, da dort die E-Mails liegen. Warum also die entsprechenden Informationen aus der Mail manuell z.B. in eine Excel-Liste übertragen? In Outlook hast du dagegen die Mail gleich in der Aufgabe zur Hand und musst sie nicht erst wieder heraussuchen. Wie du das in Outlook 2013 optimal tun kannst, stelle ich dir in diesem Artikel vor.
In meinen Seminaren frage ich die Teilnehmer immer, wie sie für sich deutlich machen, dass eine bestimmte Mail noch bearbeitet werden muss. In 90% der Fälle bekomme ich die Antwort: „Ich lasse die Mail im Posteingang stehen und markiere sie wieder als ungelesen.“ Machst du das auch so?
Dann muss ich dir leider sagen, dass das die schlechteste Möglichkeit ist. Denn du planst diese Mail nicht ein. Stattdessen musst du jeden Tag die ungelesenen Mails durchlesen, damit du dich erinnerst, um was es ging und überlegen, ob du sie heute bearbeitest. Falls nicht: öffnest du diese Mail morgen wieder mit der gleichen Frage. So verschwendest du unnötig Zeit mit dem lesen der Mails und fasst jede mehrmals an.
Es gibt 3 andere Wege, mit denen du E-Mails konkret einplanen kannst.
Das entscheidest du selbst. Es gibt Trainingsteilnehmer, die die Aufgaben ausprobieren, mir aber nach 3 Wochen berichten, dass alle Aufgaben rot geworden sind. Für diese Personen sind die Aufgaben nicht verbindlich genug. Sie schaffen es besser, ihre Aufgaben zu erledigen, wenn sie als Termine im Kalender stehen.
Für andere sind die Nachfassenfähnchen vollkommen ausreichend.
Probiere es einfach ein paar Tage lang aus.
Ich persönlich habe mich dafür entschieden, alle 3 Möglichkeiten zu nutzen. Dahinter steht eine bestimmte Systematik.
Ich hoffe, meine Tipps helfen dir, dich zukünftig besser selbst zu organisieren und keine Aufgabe zu vergessen.
Outlook bietet sehr viele Möglichkeiten, sich selbst und die Zusammenarbeit im Team gut zu organisieren. Wenn du die Funktionalitäten in Outlook besser kennenlernen möchtest, dann empfehle ich dir mein Outlook-Handbuch, das du hier bestellen kannst: http://www.123effizientdabei.de/outlook-handbuch/
Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben. info@123effizientdabei.de oder www.123effizientdabei.de
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