Warum du keine E-Mail als ungelesen markieren solltest

Ich hatte ja bereits vor einiger Zeit in meinem Artikel die Vorgehensweise zu Inbox-Zero vorgestellt. Ziel ist es, sich konsequent und mit einem anderen Mindset um seine Mails zu kümmern und sie damit auch aus dem Mailpostfach raus zu haben. Wenn du wissen möchtest, wie das geht, lies ruhig erstmal den Inbox-Zero Artikel 7 Tipps wie du weniger Zeit mit E-Mail verbringst .

Ein wichtiger Schritt ist, die Mails die erst später bearbeitet werden sollen / können auch zu terminieren. Wie und mit welchem Tool du das genau machst, ist natürlich dir überlassen. Während ich das mit einem Aufgabentool wie Trello oder Todoist mache, bevorzugen andere den Kalender oder direkt ihr Mailprogramm.

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Heute habe ich mir die Outlook-Expertin Meike Kranz als Gastautorin eingeladen. Hier erläutert Meike, wie das produktive Bearbeiten von Mails mit Outlook funktioniert.

3 Wege, um E-Mails in Outlook einzuplanen

Aus meiner Sicht macht es Sinn, die Terminierung in Outlook vorzunehmen, da dort die E-Mails liegen. Warum also die entsprechenden Informationen aus der Mail manuell z.B. in eine Excel-Liste übertragen? In Outlook hast du dagegen die Mail gleich in der Aufgabe zur Hand und musst sie nicht erst wieder heraussuchen. Wie du das in Outlook 2013 optimal tun kannst, stelle ich dir in diesem Artikel vor.

Die schlechteste Möglichkeit, Mails einzuplanen

In meinen Seminaren frage ich die Teilnehmer immer, wie sie für sich deutlich machen, dass eine bestimmte Mail noch bearbeitet werden muss. In 90% der Fälle bekomme ich die Antwort: „Ich lasse die Mail im Posteingang stehen und markiere sie wieder als ungelesen.“ Machst du das auch so?

Dann muss ich dir leider sagen, dass das die schlechteste Möglichkeit ist. Denn du planst diese Mail nicht ein. Stattdessen musst du jeden Tag die ungelesenen Mails durchlesen, damit du dich erinnerst, um was es ging und überlegen, ob du sie heute bearbeitest. Falls nicht: öffnest du diese Mail morgen wieder mit der gleichen Frage. So verschwendest du unnötig Zeit mit dem lesen der Mails und fasst jede mehrmals an.

Es gibt 3 andere Wege, mit denen du E-Mails konkret einplanen kannst.

1. Wie du eine Mail in eine Aufgabe umwandelst

• Ziehe die ungeöffnete E-Mail mit der rechten Maustaste per Drag & Drop auf das Aufgabensymbol der Navigationsleiste.
• Entscheide jetzt, ob die E-Mail kopiert oder verschoben werden soll. Wenn du sie kopierst, kannst du die E-Mail danach in einen deiner Unterordner ablegen. Wichtig ist: wähle „… als Aufgabe mit Anlage“, so wird die E-Mail als Briefchensymbol angezeigt und steht mit allen eventuellen Anlagen zur Verfügung.
• Es wird automatisch der Betreff der E-Mail als Betreff der Aufgabe übernommen. Ändere bitte den Betreff der Aufgabe so ab, dass du weißt, was zu tun ist.
• Danach lege das Wiedervorlagedatum fest (Beginnt am und Fällig am mit demselben Datum). Die Erinnerung aktivierst du nur, wenn diese Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden muss.
• Im Textfeld der Aufgabe kannst du weitere Informationen hinterlegen. Als du diese Mail gelesen hast, hast du dir ja bereits einige Gedanken dazu gemacht, was du tun willst. Du kannst also im Textfeld z.B. ein paar Teilschritte notieren oder auch zu einer Datei verlinken, die du für die Bearbeitung benötigst. So hast du gleich ein ganzes Aufgabenpaket geschnürt.
• Speichere und schließe diese Aufgabe.
• Wenn du die Aufgabe erledigt hast, kannst du sie über die Schaltfläche als erledigt markieren, oder sofort löschen.
• Wenn du die Aufgabe nicht wie geplant erledigst, wird sie am nächsten Tag rot in deiner To-Do-Liste angezeigt.

2. Wie du eine Mail in einen Termin umwandelst

• E-Mail mit der rechten Maustaste per Drag & Drop auf das Symbol für den Kalender der Navigationsleiste ziehen.
• Entscheide, ob die E-Mail kopiert oder verschoben werden soll. Wenn du sie kopierst, kannst du die E-Mail danach in einen deiner Unterordner ablegen. Wichtig ist: wähle „… als Termin mit Anlage“, so wird die E-Mail als Briefchensymbol angezeigt und steht mit allen eventuellen Anlagen zur Verfügung.
• Es wird automatisch der Betreff der E-Mail in den Betreff des Termins übernommen. Ändere bitte den Betreff des Termins so, dass du weißt, was zu tun ist.
• Danach Datum und Uhrzeit auswählen.
• Im Textfeld des Termins kannst du weitere Informationen hinterlegen. So, wie bei der Aufgabe kannst du also gleich ein ganzes Aufgabenpaket schnüren.
• Dann den Kalendereintrag speichern und schließen.
• Wenn du die Aufgabe erledigt hast, kannst du den Termin zu Dokumentationszwecken im Kalender stehen lassen oder auch sofort löschen.
• Solltest du aber die Aufgabe nicht wie geplant erledigen, musst du daran denken, diesen Termin im Kalender zu verschieben.

3. Wie du ein Nachfassenfähnchen an eine Mail setzt

• Klicke im Posteingang mit der rechten Maustaste auf das Fähnchensymbol neben der E-Mail.
• Wähle dann im Kontextmenü einen Zeitpunkt, zu dem die Mail in deiner Aufgaben-Liste erscheinen soll.
• Ich empfehle dir Benutzerdefiniert zu wählen und dann ein spezielles Datum festzulegen (Beginnt und Fällig am auf denselben Tag setzen).
• Wenn du die Aufgabe erledigt hast, dann klicke einfach auf das Fähnchen neben der Mail. Es erscheint dann dort ein grüner Haken und die Mail ist nicht mehr in deiner Aufgaben-Liste zu sehen.

3 Möglichkeiten – welche ist die Beste?

Das entscheidest du selbst. Es gibt Trainingsteilnehmer, die die Aufgaben ausprobieren, mir aber nach 3 Wochen berichten, dass alle Aufgaben rot geworden sind. Für diese Personen sind die Aufgaben nicht verbindlich genug. Sie schaffen es besser, ihre Aufgaben zu erledigen, wenn sie als Termine im Kalender stehen.

Für andere sind die Nachfassenfähnchen vollkommen ausreichend.

Probiere es einfach ein paar Tage lang aus.

Nutze alle 3 Wege für die effiziente Bearbeitung von E-Mails

Ich persönlich habe mich dafür entschieden, alle 3 Möglichkeiten zu nutzen. Dahinter steht eine bestimmte Systematik.

• Aufgaben bei empfangenen Mails, deren Bearbeitung bis zu 30 min. dauert
• Termine bei empfangenen Mails, deren Bearbeitung 1-2 Stunden dauert oder die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen (Termin mit mir selbst)
• Nachfassenfähnchen bei gesendeten Mails, in denen ich andere um eine Antwort gebeten habe
  • Datum: wann ich spätestens nachfasse, falls ich bis dahin keine Antwort erhalten habe
  • Aktivität: nur 1 Anruf

Ich hoffe, meine Tipps helfen dir, dich zukünftig besser selbst zu organisieren und keine Aufgabe zu vergessen.

Outlook bietet sehr viele Möglichkeiten, sich selbst und die Zusammenarbeit im Team gut zu organisieren. Wenn du die Funktionalitäten in Outlook besser kennenlernen möchtest, dann empfehle ich dir mein Outlook-Handbuch, das du hier bestellen kannst: http://www.123effizientdabei.de/outlook-handbuch/