Dateiablagestruktur - Im Team zur effizienten digitalen Ablage

Im Team zur effizienten digitalen Ablage

Team-Datei-Ablage

 

Finden statt Suchen

Wir werden alle im Büro täglich mit Informationen überschüttet. Einige Informationen sind aktuell relevant. Andere könnten später vielleicht interessant werden. Und ziemlich viele werden nie mehr benötigt.

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Hinzu kommen noch die vielen Dateien, die wir selbst erstellen.

Alles muss abgelegt und auf dem Laufwerk abgespeichert werden. Dort legen aber auch die Kollegen ihre Dateien ab. Das Chaos ist vorprogrammiert.

Wie sieht es in der Dateiablagestruktur deiner Abteilung aus?

Wie viele Ordner befinden sich auf der ersten Ebene? Mehr als 10? Dann musst du wahrscheinlich immer scrollen. Dies bedeutet, dass du die Ordner nicht auf einem Blick erfassen kannst. Dadurch wird es schwerer, den passenden Ordner zu finden.

Besser wäre es, eine Ordnerstruktur zu haben, in der alle Kollegen die relevanten Informationen finden, statt mehrere Minuten danach zu suchen. Darum:

Verschwende bitte nicht länger Zeit damit, nach Dateien zu suchen.

Eine gute Dateiablage ist darüber hinaus eine gute Wissensdatenbank. Wenn jeder Kollege seine Informationen und Dateien dort ablegt, stehen diese allen zur Verfügung.

Wissensmanagement-Ablagestruktur

Wenn ich bei meinen Kunden die Dateiablagestruktur verbessere, ist folgende Situation häufig:  Ein Kollege hat bereits eine gute Vorlage erstellt, die für alle sinnvoll wäre – nur wusste bisher niemand davon. Oder ein Kollege hat eine Checkliste entwickelt, die auch für andere nützlich ist.

Du siehst: Eine gute Dateiablagestruktur hilft Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten.

 

Was passiert, wenn man Dateiablagestrukturen neu strukturiert?

ACHTUNG! Wenn du ohne Konzept einfach spontan und ganz allein in deiner Abteilung an die neue Ablagestruktur heran gehst, kann das wirklich nach hinten los gehen!

Ich erzähle dir mal, ein Negativbeispiel, wie es laufen kann:

Du sollst dir auf Wunsch des Abteilungsteilungsleiters einmal Gedanken zu einer besseren Dateiablagestruktur machen? Bestimmt dauert es viele Stunden, bis du die bisherigen Ordner analysiert hast. Dateiablagestrukturen sind in der Regel sehr komplexe Gebilde und über viele Jahre gewachsen. Du …

  • machst dir Gedanken, welche Ordner zusammengelegt werden könnten.
  • findest Ordner, deren Inhalt völlig veraltet ist und die gelöscht werden könnten.
  • erarbeitest Vorschläge, wie einige Ordner umbenannt werden könnten.
  • ergänzt neue Ordner.​

Vielleicht fällt  dir dabei auf, dass die Dateien sehr unterschiedlich benannt werden, sodass die Such-Funktion nicht die gewünschten Ergebnisse liefern kann.

Dann fasst du deine Ideen zur neuen Dateiablagestruktur in einer PowerPoint-Präsentation zusammen. Diese stellst du dann dem Abteilungsleiter vor. Der hat viele Fragen und Änderungswünsche dazu. Diese arbeitest du ein. Danach stellst du in der nächsten Abteilungs-Runde die neue Struktur den Kollegen vor.

Natürlich wird hitzig diskutiert. Die Kollegen verreißen die neue Struktur. Einer sagt sogar: „Wenn die Dateiablagestruktur so kommt, dann lege ich dort gar nichts mehr ab, weil ich sowieso nichts wiederfinden werde. Ich werde meine Dateien dann nur noch auf meinem persönlichen Laufwerk speichern!“ – Stimmt’s?

Dein Abteilungsleiter entscheidet, dass die Diskussion abgebrochen wird.  Also bleibt alles beim Alten. Du hast dir so viel Mühe mit der neuen Struktur gemacht und bist nun völlig frustriert, weil du so viel Zeit für den Papierkorb gearbeitet hast.

Team-Datei-Ablage

So entwickelst du in nur 3 Stunden eine neue Dateiablagestruktur

Die Lösung: Ein gemeinsamer Workshop zur Entwicklung einer optimierten Dateiablagestruktur.

Aus meiner langjährigen Erfahrung als Beraterin und Trainerin für mehr Effizienz im Büro kann ich dir berichten, dass du mit einem gemeinsamen Workshop zur Optimierung der Dateiablagestruktur auf dem Teamlaufwerk viel schneller und einfacher zum Ziel kommst.

Warum du eine neue Dateiablagestruktur in einem Workshop erarbeiten solltest:

  • Akzeptiert. Mit einem gemeinsamen Workshop erreichst du eine hohe Akzeptanz der Ergebnisse bei den Teilnehmern.
  • Schnell. Erfahrungsgemäß ist die neue Dateiablagestruktur innerhalb von 3 Stunden fertig.
  • Partizipativ. Jeder Mitarbeiter kann seine Sicht und seine persönliche Arbeitsweise einbringen.
  • Motivierend. Die schnellen Ergebnisse motivieren die Mitarbeiter daran weiter zu arbeiten, dass die neue Ordnerstruktur mit Leben gefüllt wird.
  • Verständlich. Da alle Mitarbeiter gemeinsam an den Ordnernamen gefeilt haben, weiß jeder, welche Informationen zukünftig wo abgelegt werden.
  • Teambildend. Der Austausch über Best-Practices und das positive Erlebnis, gemeinsam die Qualität der Arbeit verbessert zu haben, wirkt sich positiv auf die Gemeinschaft innerhalb der Abteilung aus.

Sicherlich denkst du jetzt: Das sollten wir auch machen! Aber wie geht das?

Keine Angst: Du musst das Rad nicht neu erfinden.

Ich habe für dich ein All-in-one-Paket zusammengestellt, in dem meine jahrelange Praxiserfahrung mit Dateiablage-Workshops eingeflossen ist. Ich erkläre dir meine Methode und stelle dir meine PowerPoint-Folien und meine To-Do-Liste zur Verfügung. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung bist auch du in der Lage, diesen Workshop erfolgreich durchzuführen.

Du kannst sofort starten.

Anhand der To-Do-Liste erkennst du, wie du schrittweise vorgehst. Du musst nur noch deine Erledigungstermine eintragen und schon kann es losgehen.

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About the Author

Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben. info@123effizientdabei.de oder www.123effizientdabei.de

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