Lerne die 5 wichtigsten Elemente die jeder braucht, um seine Arbeitsprozesse optimal zu gestalten.

5 Elemente für eine effektive Arbeitsumgebung

Laufende Dokumente und Aufgabenmanagement

Wir verbringen die meiste Zeit an unserem Schreibtisch. Daher ist es entscheidend, dass wir diese Umgebung so einrichten, dass sie uns produktiv macht. Im kurzen Video geht es um

Die 5 wichtigsten Elemente die jeder braucht, um seine Arbeitsumgebung und Arbeitsprozesse optimal zu gestalten.

Egal ob du schon im Chaos versinkst oder einfach noch ein klein wenig mehr Klarheit in deine Arbeitsweise bringen möchtest.

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1. Laufende Dokumente bzw. „Unterlagen der Tat“ in den Arbeitsprozess integrieren

Du hast immer Unterlagen für Tätigkeiten, die du im Moment noch nicht beenden kannst oder bei denen du noch auf etwas wartest. Außerdem gibt es doch auch sicher längerfristige Projekte, wo du immer mal wieder die Unterlagen zur Hand nimmst. Die meisten haben dafür eine der beiden Lösungen:

a) Ausbreiten aller Unterlagen auf der Tischfläche

Angeblich, so dass nichts übersehen werden kann. Der Nachteil ist hier offensichtlich: Es wird schnell chaotisch, all die Unterlagen lenken von dem ab, was du eigentlich im Moment bearbeiten willst.

b) Stapeln in einer Briefablage oder anderweitigem Stapel.

Nachteil ist hier erst im zweiten Schritt sichtbar, denn die Unterlagen finden meist nicht so schnell wieder den Weg aus dem Stapel raus und der Stapel wächst somit immer höher. Bald ist dort nichts mehr wieder zu finden, geschweige denn Griff bereit.

Mein Tipp: Eine Stehende Ablage wie z.B. Stehmappen von Mappei oder Hängemappen von Leitz, Elba etc. die oben mit Reitern beschriftet werden. So kannst du jedes Thema sehr schnell wegsortieren ohne es umständlich zu lochen und einzuheften. Findest es aber auch sehr schnell durch die Reiter wieder, wenn du es tatsächlich benötigst. Und da du die Reiter im Blick hast, vergisst du die Themen auch nicht mehr ganz so schnell. Aber da sind wir eigentlich schon beim zweiten Punkt.

 

2. Aufgabenmanagement als zentrale Steuerung deiner Arbeitsprozesse

Es gibt einige Gründe, die für ein konsequentes Aufgabenmanagement sprechen. Was ich damit meine? Dass alle Aufgaben, egal ob sie sich aus einer Unterlage, einer eigenen Idee, einer Mail oder einem Anruf ergeben, an ein und demselben Ort zusammen gefasst werden. So kannst du dort an einer Stelle entscheiden, welche Aufgabe dir am Wichtigsten ist und wie du deine Zeit einteilst.

Wenn die Unterlagen wie in Nr.1 beschrieben, aus dem direkten Blick verbannt worden sind, solltest du dir natürlich die Aufgabe, die damit verbunden war, auf deine Aufgabenliste schreiben. Seh ich leider nur ziemlich selten, dass dieses Prinzip konsequent verfolgt wird.

Das hat noch einen weiteren Vorteil. Beim Formulieren einer Aufgabe, hast du die Möglichkeit, sie sehr konkret als nächsten umsetzbaren Schritt mit einem bestimmten Ergebnis zu formulieren. Das wiederum macht es deinem Unterbewusstsein so viel leichter die Aufgabe auch tatsächlich umzusetzen. Jedenfalls um einiges einfacher, als wenn du zum wiederholten Male auf diesen Brief von Person XY schaust, und wieder überlegst, was du jetzt da nochmal genau unternehmen wollst. Und schubst ist dein Unterbewusstsein schon wieder bei seiner Lieblingsbeschäftigung: der Zerstreuung – und macht lieber etwas anderes.

 

3. Inbox Zero als Produktivitätsschlüssel deiner Arbeitsprozesse

Ich hatte es schon bei Nr. 2 erwähnt, egal woher die Aufgaben kommen, sie sollten in einem Aufgabenmanagement zusammengefasst werden. Was bedeutet das für deine Mails? Ja, Juchu! Du kannst sie – sofern die Aufgabe notiert wurde – im Grunde löschen bzw. archivieren. Da die restlichen Optionen, die du als Reaktion auf eine Mail noch hast auch an einer Hand abzuzählen sind, ist es eigentlich gar nicht so schwer, sein Mailpostfach zügig leer zu bekommen. Mehr zum stressfreien Umgang mit deinen E-Mails findest du  in meinem Artikel zum Prinzip Inbox Zero.

 

4. Wissenstank für direkte themenbezogene Ablage

Ist es bei dir auch so, dass du mehr Schwierigkeiten hast, die vielen neuen Inspirationen, Notizen aus einem Vortrag bzw. deine Konzepte für ein neues Angebot abzulegen als z.B. den letzten Brief von deiner Krankenkasse? Wenn ja, dann geht es dir so, wie den meisten meiner Kunden.

Fast jeder braucht eine Ablagesystematik für all diese kleinen Themen. Du solltest in der Lage sein, schnell eine neue Mappe, Ordner-Kapitel oder was auch immer anzulegen. Und die abgelegten Unterlagen so auch jederzeit relativ schnell wiederzufinden.

 

5. Freier Platz – für Kreativität und Fokus

Freier Raum schafft auch Platz in den Gedanken. Hilft dir, dich zu fokussieren und nicht alles um dich rum im Unterbewusstsein zu verarbeiten. Es ist leichter sich voll einer konkreten Sache zu widmen, wenn du nicht erst Platz schaffen musst, sondern genügend freie Fläche hast. Das betrifft aber auch freien Platz an der Pinwand, Leeren Speicherplatz auf dem Rechner, luftigen Freiraum in deinem Zeitplan etc.

Du verstehst, was ich meine, oder?

 

Na dann lass mich hören, was du von meiner kleinen Top 5 Liste denkst oder was du selbst bisher für Erfahrungen gesammelt hast.

 

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Liebe Grüße,

Katharina

 

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About the Author

Katharina Vollus, ist die Gründerin von Ordnungsmentor.de. Aufgrund ihrer langjährigen Projektmanagement Erfahrung weiß sie, wie wichtig Strukturen für das Erreichen von Erfolgen sind. Sie berät Unternehmer, wie sie ihre Projekte im Alltagsstress so ordnen, dass auch strategische und langfristige Ziele erreicht werden.

  • Stephan sagt:

    Punkt 3 kann ich 100% unterschreiben. Das bringt sehr viel

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